Datenschutzrechtliche Freigabe von LimeSurvey Umfragen
Bei Umfragen oder Anmeldeformularen (mit LimeSurvey) werden höufig personenbezogene Daten erfasst! Diese müssen vor Inbetriebnahme ( Livestellung) datenschutzrechtlich freigegeben werden.
Nach der Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten des LMU Klinikums können diese im Intranet und/oder Internet veröffentlicht werden.
Datenschutzworkflow bei LimeSurvey-Umfragen
1. Schritt: Beantragung der datenschutzrechtlichen Freigabe
Beantragen Sie die Freigabe beim Datenschutzbeauftragten Herrn Meyer mit folgenden Informationen:
- Titel der Umfrage (freizugebendes Verfahren)
- Die Umfrageninhalte (Formular)
- Screenshots der Online-Umfrage inkl. Datenverwendungshinweis (siehe Textbeispiel Datenverwendungshinweis)
2. Schritt: Bearbeitung der datenschutzrechtlichen Freigabe
Der Datenschutzbeauftragte sendet Ihnen anschließend weitere Anlagen zu, die Sie ausgefüllt an ihn zurücksenden:
- Antrag auf datenschutzrechtliche Freigabe nach Art. 26 BayDSG (Verfahrensverzeichnis) ("evtl. könnte man hier die entpr. Dokumente zum download anbieten - bin mir aber nicht sicher ob das überhaupt erlaubt wäre " denke eher nicht )
- Aufgabenbeschreibung und Einwilligungserklärung zum Datenschutz für Verantwortliche in Rahmen von LimeSurvey-Umfragen /Formularen;
diese passen Sie bitte an Ihre Verhältnisse an und alle Mitarbeiter, die diese Daten auswerten müssen die Erklärung unterschreiben.
Der Datenschutzbeauftragte sendet der Stabstelle Web-Anforderungen und Dienste weitere Anlagen zu (Anlagen 4 und 5). Diese werden direkt von der Stabstelle ausgefüllt und an den Datenschutzbeauftragten zurückgesendet. Um diese müssen Sie sich nicht weiter kümmern.
3. Schritt: Veröffentlichung des Online-Formulars
Sobald das Verfahren durch den Datenschutzbeauftragten freigegeben ist, kann das Online-Formular durch die Stabstelle Web-Anforderungen und -Dienste veröffentlicht werden, sobald Sie dieses wünschen.
Datenverwendungshinweise LimeSurvey Formulare
Ihre persönlichen Daten werden von uns vertraulich behandelt und ausschließlich dazu verwendet, um mit Ihnen im Rahmen dieser Kontaktaufnahme per E-Mail, telefonisch und/oder schriftlich in Kontakt zu treten. Ihre Angaben werden vor dem Zugriff Dritter angemessen geschützt und nach den Bestimmungen des Bayerischen Datenschutzgesetzes bzw. des Bundesdatenschutzgesetzes erhoben, verarbeitet und genutzt. Die Angabe Ihrer persönlichen Daten erfolgt freiwillig. Eine Weitergabe oder Übermittlung an Dritte erfolgt nicht. Ihre Daten werden spätestens 3 Monate nach Abschluss dieser Umfrage gelöscht.
Sie können Ihre Genehmigung zur zweckgebundenen Verarbeitung und Nutzung der Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen schriftlich widerrufen. Ihre gespeicherten Daten werden dann unverzüglich gelöscht.
☒ Ich erkläre mich damit einverstanden.
Es werden von Ihnen keine personenbezogenen Daten abgefragt, bitte geben Sie auch keine persönlichen oder personenbeziehbaren Daten an.
Mit den getroffenen Einstellungen wurde eine anonyme Umfrage konfiguriert.
Damit gibt es in der Umfrage-Datenbank in der „Daten-Tabelle“ keinerlei Eintrag „wer, wann, von wo“ die Umfrage aufgerufen und Einträge eingeschickt hat.
Sollten Sie trotzdem persönliche oder personenbeziehbare Daten angeben, dann werden Ihre persönlichen Daten von uns vertraulich behandelt. Die Angabe Ihrer persönlichen Daten erfolgt freiwillig. Eine Weitergabe oder Übermittlung an Dritte erfolgt nicht. Ihre Daten werden unverzüglich nach Kenntnisnahme gelöscht.
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