Für die Terminverwaltung in den Kliniken am LMU Klinikum setzen wir das Patientenportal von Avelios Medical ein. Avelios Medical bietet uns einerseits ein modernes Kalendersystem und andererseits unseren Patienten die Möglichkeit, auf der Seite https://portal-v2.avelios.com mit uns Termine online zu vereinbaren. Die Avelios Medical GmbH (Ridlerstr. 39, 80339 München) wird für uns als Auftragsverarbeiter tätig.

Wir nutzen das Avelios Medical Patientenportal für alle unsere Patienten, um Termine einheitlich zu verwalten. Avelios Medical verarbeitet sämtliche Daten nach allen geltenden Datenschutzvorschriften und wendet höchste Sicherheitsstandards an.

Für die Terminvereinbarung werden folgende Daten in das Avelios Medical Patientenportal eingetragen: Name, Vorname, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Ihre Daten werden für die Zwecke der Terminverwaltung erfasst. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten Art. 6 I a) DSGVO (Einwilligung für Terminerinnerungen per SMS und E-Mail) und Art. 9 II h) DSGVO (die Zwecke der Gesundheitsvorsorge). Es erfolgt keine Weiterleitung der Daten durch Avelios Medical an kommerzielle Anbieter. Avelios Medical ist genau wie Ihr Arzt an die Schweigepflicht gebunden. Eine Entbindung von der Schweigepflicht ist nicht erforderlich.

Die Speicherdauer Ihrer Daten und Dokumente im Patientenportal richtet sich nach dem Status Ihrer Anfrage bzw. Ihres Termins:

• Anfrage offen/in Bearbeitung: Wurde noch kein Termin vereinbart, werden die Anfragedaten automatisiert 180 Tage nach Erstellung der Anfrage gelöscht.
• Termin bestätigt/abgeschlossen: Nach einem gebuchten, umgebuchten oder abgeschlossenen Termin werden die Dokumente 30 Tage nach Terminabschluss gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Anfrage abgelehnt oder zurückgezogen: Wurde eine Anfrage abgelehnt oder storniert, werden die Dokumente 30 Tage nach der Ablehnung bzw. Stornierung gelöscht.
• Termin abgesagt: Wurde ein bereits bestätigter Termin abgesagt, werden die Dokumente 30 Tage nach der Absage gelöscht – unabhängig davon, von welcher Seite die Absage erfolgt.
• Termin nicht wahrgenommen: Wurde ein Termin nicht wahrgenommen, werden die Dokumente 30 Tage nach dem Termin gelöscht.
• Manuell archiviert: Wurde eine Anfrage durch Mitarbeiter:innen archiviert, werden die Dokumente 30 Tage nach der Archivierung gelöscht.

Der Verarbeitungszweck (Terminabstimmung bzw. Terminabwicklung) ist mit Ablauf der jeweiligen Frist entfallen; eine längere Speicherung ist für diese Zwecke nicht erforderlich (Art. 5 Abs. 1 lit. e, Art. 17 DSGVO).

Die personenbezogenen Daten der Terminvereinbarung werden am LMU Klinikum im Rahmen des Behandlungsauftrags übertragen und gespeichert.

Für die Online-Terminbuchung ist ein Avelios Medical Nutzerkonto notwendig, hierfür gelten die Datenschutzhinweise von Avelios Medical. Für die Anlegung eines Avelios Medical Nutzerkontos ist die Avelios Medical GmbH (Ridlerstr. 39, 80339 München), Ansprechpartner und Verantwortlicher für die Datenverarbeitung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1, b.) und Art. 9 II h) DSGVO (die Zwecke der Gesundheitsvorsorge).