Datenschutzfreigabe für Online-Formulare im WCMS Fiona
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie die Datenschutzfreigabe für ein Fiona-Online-Formular beantragen, welche Unterlagen Sie benötigen und wann das Formular veröffentlicht werden darf.
Online-Formulare im WCMS Fiona müssen vor ihrer Veröffentlichung datenschutzrechtlich geprüft und freigegeben werden, wenn dabei personenbezogene Daten erhoben werden.
Die Datenschutzfreigabe erfolgt durch den Datenschutzbeauftragten (DSB) des LMU Klinikums. Erst nach erfolgter Freigabe darf das Formular im WCMS Fiona veröffentlicht werden.
So funktioniert die Datenschutzfreigabe
Der Prozess besteht aus drei Schritten:
- Datenschutzfreigabe beantragen
- Erforderliche Unterlagen bearbeiten und zurücksenden
- Nach der Freigabe das Online-Formular in Fiona veröffentlichen
Welche Online-Formulare können in WCMS Fiona verwendet werden?
Im WCMS Fiona stehen verschiedene Vorlagen für Online-Formulare zur Verfügung:
- Kontaktformulare
- Feedbackformulare
- Anmeldeformulare
- Terminanfrage-Formulare
Wenn ein Formular personenbezogene Daten erfasst, muss die datenschutzrechtliche Freigabe vor der Livestellung erfolgen.
Wie beantrage ich die Datenschutzfreigabe für ein Fiona-Formular?
Schritt 1: Datenschutzfreigabe beantragen
Wenden Sie sich zur Beantragung der Freigabe an den Datenschutzbeauftragten (DSB) des LMU Klinikums.
Für die Prüfung benötigen Sie folgende Informationen:
- Titel des Formulars bzw. des freizugebenden Verfahrens
- Inhalt des Online-Formulars
- Angaben dazu, welche Daten erhoben werden
- Screenshots des Formulars
Je vollständiger die Angaben sind, desto besser kann das Verfahren geprüft werden.
Schritt 2: Datenschutzunterlagen bearbeiten
Nach der Antragstellung erhalten Sie vom Datenschutzbeauftragten weitere Unterlagen.
Dazu gehören insbesondere:
- Antrag auf datenschutzrechtliche Freigabe
- Der Antrag auf datenschutzrechtliche Freigabe nach Art. 26 BayDSG (Verfahrensverzeichnis) muss ausgefüllt werden.
- Aufgabenbeschreibung und Einwilligungserklärung
Die Aufgabenbeschreibung und Einwilligungserklärung zum Datenschutz für die Verantwortlichen bei der Auswertung von WCMS-Online-Formularen müssen: - an die konkreten Gegebenheiten Ihres Verfahrens angepasst werden,
- von allen Personen unterschrieben werden, die die erhobenen Daten auswerten.
Anschließend senden Sie die ausgefüllten Unterlagen an den Datenschutzbeauftragten zurück.
- Anlage 4
Der Datenschutzbeauftragte übermittelt die Anlage 4 an die Stabsstelle Web-Anforderungen und -Dienste. Diese Anlage wird von der Stabsstelle ausgefüllt und direkt an den Datenschutzbeauftragten zurückgesendet.
Darum müssen Sie sich nicht kümmern.
Schritt 3: Online-Formular in Fiona veröffentlichen
Sobald das Verfahren durch den Datenschutzbeauftragten freigegeben ist, können Sie das Online-Formular im WCMS freigeben und veröffentlichen.
Datenverwendungshinweise bei WCMS Fiona Online-Formularen
Ihre persönlichen Daten werden von uns vertraulich behandelt und ausschließlich dazu verwendet, um mit Ihnen im Rahmen dieser Kontaktaufnahme per E-Mail, telefonisch und/oder schriftlich in Kontakt zu treten. Ihre Angaben werden vor dem Zugriff Dritter angemessen geschützt und nach den Bestimmungen des Bayerischen Datenschutzgesetzes bzw. des Bundesdatenschutzgesetzes erhoben, verarbeitet und genutzt. Die Angabe Ihrer persönlichen Daten erfolgt freiwillig. Eine Weitergabe oder Übermittlung an Dritte erfolgt nicht. Ihre Daten werden spätestens 3 Monate nach Abschluss dieser Umfrage gelöscht.
Sie können Ihre Genehmigung zur zweckgebundenen Verarbeitung und Nutzung der Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen schriftlich widerrufen. Ihre gespeicherten Daten werden dann unverzüglich gelöscht.
☒ Ich erkläre mich damit einverstanden.
Ihre persönlichen Daten werden von uns vertraulich behandelt und ausschließlich dazu verwendet, um mit Ihnen im Rahmen dieser Kontaktaufnahme per E-Mail, telefonisch und/oder schriftlich in Kontakt zu treten.
Ihre Angaben werden vor dem Zugriff Dritter angemessen geschützt und nach den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes erhoben, verarbeitet und genutzt. Die Angabe Ihrer persönlichen Daten insbesondere Ihrer Daten zu Ihrer Gesundheit erfolgt freiwillig.
Ihre Anfrage wird bei Bedarf innerhalb des LMU Klinikums an die zuständigen Stellen oder Personen weitergeleitet. In diesem Zusammenhang besteht die Möglichkeit, dass nicht-ärztliches Personal des LMU Klinikums Kenntnis über die von Ihnen offenbarten Angaben erhalten kann. Eine Weitergabe oder Übermittlung dieser Angaben an Dritte außerhalb des LMU Klinikums erfolgt nicht. Ihre Daten werden spätestens 3 Monate nach Auswertung bzw. Weiterleitung Ihrer Angaben an die zuständige Stelle gelöscht.
Sie können Ihre Genehmigung zur zweckgebundenen Verarbeitung und Nutzung der Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen schriftlich widerrufen. Ihre gespeicherten Daten werden dann unverzüglich im Rahmen gesetzlicher Vorschriften gelöscht.
Die relevanten Informationen zu Ihrer Anfrage werden Ihnen an die angegebene E-Mail Adresse ohne Angaben von Gesundheitsdaten unverschlüsselt übermittelt bzw. weitergeleitet. Dies stellt ein datenschutzrechtliches Risiko dar.
„Mir ist bewusst und ich bin darüber informiert, dass damit meine persönlichen Daten im Internet gegenüber Dritten offenbart werden können und ggfs. ungeschützt für Jedermann einsehbar sind!“
☒ Ich erkläre mich damit einverstanden.
Häufige Fragen zur Datenschutzfreigabe
Müssen alle Online-Formulare in Fiona datenschutzrechtlich freigegeben werden?
Online-Formulare, bei denen personenbezogene Daten erfasst werden, müssen vor der Inbetriebnahme datenschutzrechtlich geprüft und freigegeben werden.
Wann darf ich ein Fiona-Formular veröffentlichen?
Das Formular darf erst nach der datenschutzrechtlichen Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten veröffentlicht werden.
Welche Formulararten gibt es in Fiona?
Zu den vorgesehenen Formularvorlagen gehören Kontaktformulare, Feedbackformulare, Anmeldeformulare und Terminanfrage-Formulare.
Was muss ich für die Datenschutzprüfung bereitstellen?
Für die Prüfung sollten Sie insbesondere den Titel und Zweck des Formulars, die geplanten Inhalte und die zu erhebenden Daten sowie möglichst eine Darstellung oder Screenshots des Formulars bereitstellen.
Was muss ich bei Formularen mit Gesundheitsdaten beachten?
Bei der Erhebung von Gesundheitsdaten gelten besondere datenschutzrechtliche Anforderungen. Deshalb sollte der konkrete Formularprozess vor der Veröffentlichung mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden.
Kann ich die Datenschutzhinweise auf dieser Seite unverändert übernehmen?
Nein. Die Beispiele müssen auf den konkreten Zweck, die erhobenen Daten, die Empfänger und die tatsächliche Verarbeitung des jeweiligen Formulars abgestimmt werden.
